結が手元のメール原稿を指さし、灯里が自分に向けたノートパソコンで文章を見直している。AI生成イラスト。
AIを活用して制作したオリジナルイラスト

LAKER LABO / つなぎ部と試す、暮らしと仕事のAI · 第8話

書きかけのメールを、意味を変えずに読みやすく。相手との関係を伝えるプロンプトから、修正理由の確かめ方、送信前の点検まで、架空のメールで練習します。

AIの機能や利用条件は、プラン・設定などで異なり、変更される場合があります。本文は文字の入力で試せる練習を中心にしています。画面の使い方や安全の注意ははじめてのChatGPTもご確認ください。

送る内容は決まっているのに、「この言い方、少し強いかな」と手が止まる。丁寧にしようとして、今度は長くなってしまう。仕事のメールでは、そんな迷いもありますよね。

今回はChatGPTに、自分で書いた文章の直し方を相談します。最初から立派な文章を用意する必要はありません。短い下書きを一緒に見直してみましょう。

つなぎ部は、高校1年生5人の物語です。今回は結と灯里が、大人の仕事を想定した架空の例を使って練習します。会話、入力文、返事は説明用の創作で、実際の成果体験談ではありません。AIの返事は例と同じになるとは限りません。

朝倉 灯里

『確認してください』でも伝わるけど、誰に送るかで少し変えたいね

瀬尾 結

ただ、丁寧にしたつもりで、お願いの内容まで変わるのは困るな

朝倉 灯里

じゃあ、変えていいところから決めよう。お願いの内容は残して、言い方を相談するんだね

1. 本物のメールではなく、練習用の文章から始めよう

仕事で使うときは、勤務先が認めたAI環境と、入力してよい情報の範囲を先に確認します。自分の端末で使えることと、会社の情報を入力できることは同じではありません。

名前や会社名を消しても、案件の内容や金額、日程の組み合わせで相手が分かる場合があります。個人情報、未公開の情報、社外秘の内容は入れず、判断に迷うものは担当者に確認してください。届いたメールを丸ごと貼ることも避けましょう。

まずは、次の作り話だけで十分です。

架空の担当者が、何度かやり取りしている取引先へ、商品紹介文の確認をお願いします。確認してほしいのは「商品の説明」と「掲載する順番」の2点。返事が必要なのは11月20日17時まで、という練習上の設定です。

元の下書きは、こんな文です。

商品紹介文の案です。説明と順番を確認してください。11月20日17時までに返事をください。直すところがあれば教えてください。

2. 「添削して」に、相手と目的を足してみよう

添削は、文章を見直して直すことです。「丁寧にして」だけでも頼めますが、誰への何の連絡かを添えると、希望を伝えやすくなります。

まず送る言葉

次の架空の仕事メールを、意味を変えずに添削してください。相手は何度かやり取りしている取引先です。丁寧で、かたすぎない言い方にしてください。書いていない約束や事情は足さないでください。 商品紹介文の案です。説明と順番を確認してください。11月20日17時までに返事をください。直すところがあれば教えてください。

返事のイメージ

商品紹介文の案について、商品の説明と掲載する順番をご確認いただけますか。 修正が必要な箇所がありましたら、11月20日17時までに、ご確認結果とあわせてお知らせいただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。

読みやすくなっても、そのまま採用せず、元の文と見比べます。今回は「何を確認するか」「いつまでに返事が必要か」「修正箇所を知らせてほしい」が残っているかを確認しましょう。

「問題がなければ返事をしなくてよい」と読めないかも大事です。修正がない場合も返事が必要なら、そこを明確にします。

もう一言足すなら

修正がない場合も、確認したという返事が必要です。そのことが分かるように直してください。期限は変えないでください。

修正後の一文は、たとえばこうなります。

修正の有無にかかわらず、11月20日17時までにご確認結果をお知らせいただけますと幸いです。

条件を一つずつ足していけば、最初の頼み方が短くても進められます。

3. 相手に合わせて変えるのは、伝え方の部分

朝倉 灯里

同じお願いでも、いつも話す同僚なら、もう少し短くできそう

瀬尾 結

でも、返事が必要な日時はそのままにしたいね

「同僚」「上司」「取引先」という区分だけで、正解の言い方が決まるわけではありません。普段の距離感や職場の決まりもあります。相手の性格を決めつけるより、実際のやり取りに合う条件を伝えましょう。

まず送る言葉

同じ内容を、①普段から気軽にやり取りする同僚向け、②何度かやり取りしている取引先向け、の2通りにしてください。確認する2点、返答期限、修正がなくても返事が必要という条件は変えないでください。

返事のイメージ

同僚向けなら、

商品紹介文の案について、商品の説明と掲載順を確認してもらえますか。修正の有無にかかわらず、11月20日17時までに確認結果を教えてください。よろしくお願いします。

取引先向けなら、

商品紹介文の案について、商品の説明と掲載する順番をご確認いただけますでしょうか。修正の有無にかかわらず、11月20日17時までにご確認結果をお知らせいただけますと幸いです。

どちらも、必要な条件は同じです。少しかたいと感じたら「ご確認いただけますでしょうか」を「ご確認いただけますか」にするなど、自分で整えて構いません。

「お手すきの際に」を足すと、期限までに必要なことが伝わりにくくなる場合もあります。やわらかさと、相手が次に何をすればよいかの両方を見ます。

4. 直した理由も聞くと、次のメールに使える

完成文だけを見るより、変更の理由も聞くと、自分の文章に取り入れやすくなります。

もう一言足すなら

元の文から変えたところを3つまで挙げてください。『元の表現』『修正案』『直した理由』の順で説明し、意味や条件が変わるおそれがある箇所も教えてください。

たとえば「説明と順番」を「商品の説明と掲載する順番」に直した理由は、確認する対象をはっきりさせるためです。「返事をください」を言い換えた理由は、依頼の口調を整えるためです。

AIが説明した理由も、必ず正しいとは限りません。自分の意図と違えば、「ここは元の表現を残してください」と戻せます。すべての修正を受け入れる必要はありません。

次回は、次の詳しいプロンプトの必要な部分を変えて使ってみましょう。

まとめて頼みたいときのプロンプト

次のメールを添削してください。 ・相手：何度かやり取りしている取引先 ・目的：商品紹介文の確認をお願いする ・確認事項：商品の説明、掲載する順番 ・返答期限：11月20日17時 ・修正がない場合も返事が必要 ・文体：丁寧で、かたすぎず、短め ・出力：件名案、本文案、変更した理由 ・守ること：期限、予算、謝罪、契約条件、対応の約束、送付方法を勝手に追加・変更しない。不明点は本文に埋めず、質問として分ける 【下書き】ここに練習用の文章を入れます。

5. 送る前は、文章以外も確認しよう

添削された文章をコピーしただけでは、送信は済んでいません。この記事の練習は下書き作りまでです。実際に使う場合は、自分で確認し、いつものメール画面へ移します。

送信前の確認リスト

  • 確認してほしい内容と、返事の期限が元の情報どおりか。
  • 勝手な謝罪、値引き、納期、契約上の約束が加わっていないか。
  • 宛先、会社名、名前、日付、件名が正しいか。
  • 添付すると書いた場合は、正しいファイルを付けているか。
  • 職場で必要な確認や承認を受けているか。

例文には、宛名や名乗り、案の送付方法を入れていません。実際に送る際は、職場の形式と送付方法に合わせて補います。「添付しました」という文が出ても、本当に添付されているとは限りません。

瀬尾 結

文章を全部任せるより、『ここが強く見えないかな』と相談するなら始めやすいね

朝倉 灯里

最後に、自分が伝えたい言葉になっているか見ればいいんだ

瀬尾 結

まずは一文からなら、私にも試せそう

今日試すなら、「確認してください」の一文を言い換えてもらうところから。候補を読み比べ、自分ならどちらを使うか選ぶ。それだけでも、メールを整える練習になります。