お知らせや仕事の文章を、ChatGPTと一緒に。短い下書きから始めよう

LAKER LABO / つなぎ部とはじめる、暮らしのAI · 第4話 / 全5話

「何を書けばいい？」を、まず一枚の案に。お店の張り紙や、短い連絡で練習します。

営業時間を知らせる張り紙、やわらかい連絡文、持ち物のメモ。身近な文章を例に、ChatGPTに下書きを頼み、数字や内容を自分で確認する流れを紹介します。仕事で使う前の注意もやさしく解説します。

つなぎ部は、島で人の困りごとを手伝う高校生5人の物語です。この連載の会話と返事の例は、使い方を説明するための作り話です。AIの返事は例と同じになるとは限りません。現在のサービスをもとに説明しており、画面・機能・利用条件は変わる場合があります。実際に使う前に、第2話の年齢や安全の注意も確認してください。

部室で、灯里がお知らせの紙を持って首をかしげています。伝えたいことは決まっているのに、文章にすると、どうもよそよそしくなってしまうようです。

朝倉 灯里

「ご持参いただきますよう」って書いたけど、もう少し普通に言えないかな。

瀬尾 結

「持ってきてください」で伝わりそう。

榎本 小春

あっ、それならすぐ分かる！

白石 凪

そういう言い換えを、ChatGPTに頼むこともできるよ。

「下書き」は、仕上げる前の文章の案です。ChatGPTに下書きを作ってもらい、それを自分で直して使う方法なら、短い文章から試せます。お仕事をしている人にも、学校や地域でお知らせを書く人にも使える練習です。

ここに出てくるお店や集まりは、すべて練習用の作り話です。島のお店や集まりを思い浮かべながら、5人と一緒に試してみましょう。

1. 本物の仕事の資料は、すぐに貼り付けないで

仕事で使う前に一つだけ、先に確認しましょう。自分のスマートフォンでChatGPTが使えても、会社の情報をそこへ入れてよいとは限りません。勤務先が認めている道具と、入力してよい情報を、担当の人に確かめてください。

お客様の名前や電話番号、まだ公表していない話、社内だけの資料は、そのまま送りません。名前を消しても、金額や詳しい出来事から誰の話か分かる場合があります。学校や地域の名簿、他人から届いたメッセージも同じように気をつけます。

瀬尾 結

練習するだけなら、本物のメールを使わなくてもいいんだね。

白石 凪

うん。これからの例を、そのまま使ってみよう。

2. お店の張り紙を、短く作ってもらう

たとえば、架空の雑貨店で、ある日だけ閉店時間が変わるお知らせを作るとします。きれいな文章にしてから頼む必要はありません。分かっていることを、短く並べてみます。

返事が出たら、「6月10日」「午後5時」が合っているか、もとのお願いと見比べます。この例では午後6時より1時間早い、という計算も合っています。日付を含む案内を実際に使う場合は、年や曜日を含め、必要な情報をお店の記録で確かめましょう。

朝倉 灯里

もし「店内工事のため」って、勝手に書かれていたら？

瀬尾 結

理由は伝えていないから、その部分は使わない。

白石 凪

「書いていない理由を足さないで」と頼み直せる。ただ、最後は読む必要があるね。

「余計なことを足さないで」と書くと、希望を伝えやすくなります。それでも、勝手な理由や約束が入ることはあります。自然な文章だから大丈夫、とそのまま貼らずに、自分で確かめて使ってください。

3. かたい文章は「普段の言葉で」と頼んでみる

文章をゼロから作るだけでなく、自分で考えた一文を読みやすくする使い方もあります。今回は、架空の読書会の参加者に、持ち物を知らせる練習です。

意味が変わっていないかを読みます。「お気に入りの本」「1冊」「持ってくる」という三つが残っていれば、この例の伝えたいことは保てています。もし「本を貸し出します」など、頼んでいない約束が加わったら削ります。

朝倉 灯里

読みやすくしてもらったら、最後は自分の言い方に戻してもいい？

瀬尾 結

もちろん。その人に伝わるかを考えたいね。

榎本 小春

「この言い方、私らしくないな」も大事なんだ。

実際に誰かへ送るときは、宛先、日付、添付する物も別に確かめます。下書きを作っただけでは、この練習の文章が相手に送られることはありません。自分で内容を確認してから、いつも使うメールなどへ移します。

4. ばらばらのメモを、読みやすく並べてもらう

話しながら書いたメモには、持ち物、時間、まだ決まっていないことが混ざりがちです。短いメモを、見つけやすい順番に分けてもらうこともできます。

元のメモと読み比べ、「メモを取りたい人は」という条件が残っているかを見ます。ここが消えると、全員がノートと鉛筆を持ってくる決まりに変わってしまいます。短くまとめるときは、こうした小さな言葉も大切です。

三崎 律

会場は、まだ決めなくていいの？

瀬尾 結

決まっていないから、「まだ」で残すんだね。

白石 凪

空いているところを、AIが想像で埋めると困るから。

このメモには開催日も書かれていません。参加者に送る案内にするなら、日付や会場を確かめてから足します。見やすく整理できたことと、必要な情報が全部そろったことは別だと覚えておきましょう。

5. 使う前に、三つだけ読み直そう

文章ができたら、いきなり送ったり掲示したりせず、いったん元の情報へ戻ります。次の三つを、もとのメモやお願いと見比べてみましょう。

AIに「間違いがないか見て」と頼むこともできますが、それだけでは見落としがなくなるわけではありません。仕事なら、職場で決められた確認も受けます。お金、契約、法律、人の安全に関わる内容は、担当者や専門家に確認してください。

この形をメモしておくと、次は空いているところを変えて使えます。前の日付や別の相手の名前が残っていないかは、そのたびに見直します。

朝倉 灯里

最初の文章があると、「ここを変えたい」って考えやすいね。

瀬尾 結

書いてもらって終わりじゃなくて、そこから一緒に直すんだ。

白石 凪

短い一文からで十分。

仕事を丸ごと任せようとしなくても、お知らせ一枚、言い換え一文から役立つ場面を探せます。第5話は少し気楽に、物語やクイズ、写真のお題で遊んでみましょう。