仕事の1日をChatGPTと整理しよう。無理なく動けるスケジュールの作り方

LAKER LABO / つなぎ部と試す、暮らしと仕事のAI · 第9話

固定予定と締切、作業時間を伝えて、1日の予定案を作る方法を紹介します。昼休みと余白を残す組み方、急な依頼が来たときの直し方まで、架空の仕事で練習します。

AIの機能や利用条件は、プラン・設定などで異なり、変更される場合があります。本文は文字の入力で試せる練習を中心にしています。画面の使い方や安全の注意ははじめてのChatGPTもご確認ください。

朝、やることを書き出してみたら、思ったよりたくさんある。「何から始めよう」と考えているうちに、会議の時間が近づいてくる。そんなときは、予定を並べるところをChatGPTに手伝ってもらえます。

ただし、予定表の空欄を全部埋めれば安心、というわけではありません。今回は昼休みや急な対応の時間も残して、実際に動けそうな1日の案を作ります。

つなぎ部は、高校1年生5人の物語です。今回は小春と律が、大人の仕事を想定した架空の例で練習します。この記事の会話、入力文、返事は説明用の創作で、実際の成果体験談ではありません。AIの返事は例と同じになるとは限りません。

榎本 小春

やることを全部並べたら、昼ごはんの時間までなくなっちゃった

三崎 律

先に動かせない予定と、休みを置こう。作業はそのあと

榎本 小春

入りきらない分も、分かるようにしておきたいね

1. やることを、五つの情報に分けよう

AIに頼む前に、短いメモを用意します。きれいな文章にしなくても大丈夫です。

1. 仕事をする時間と昼休み
2. 動かせない会議などの固定予定
3. 作業ごとの締切
4. 作業にかかりそうな時間
5. 優先順位と、後回しにできるもの

仕事の情報を使う際は、勤務先が認めたAI環境と入力ルールを確認してください。顧客名、詳しい案件、未公開の予定などは入れません。名前を置き換えるだけで安全になるとは限らないので、まずは次の架空例で練習しましょう。

ある担当者の勤務時間は9時から18時、昼休みは12時から13時です。

固定予定は、朝の打ち合わせが9時30分から10時、午後の会議が15時から16時。移動時間は不要という設定にします。

そのほかの作業は、次のとおりです。

• 提案書の下書き：90分。今日14時まで。最優先。
• 午後の会議の準備：45分。今日15時まで。優先度は高め。
• メールの確認と返信案作り：30分。今日中。
• 経費の整理：45分。今日中。
• 資料の整理：60分。明日まで。今日終わらなくてもよい。
• 終業前の振り返り：15分。最後に行う。

所要時間は、自分の普段の作業をもとにした見積もりです。AIが短く見積もったからといって、その時間で終えられるとは限りません。

2. まず1日の予定案を出してもらおう

このあとに、先ほどの時間と作業のメモを貼ります。

この案では、提案書の下書きが締切より前に入り、会議の準備も会議前に終わります。余白は、作業が長引いたときや急な確認への対応に使う時間です。必要に応じて短い休憩も取ります。

三崎 律

今回は、余白がけっこう残っているね

榎本 小春

なら、もっと仕事を増やせる？

三崎 律

まずは、この見積もりで本当に動けるか見よう。余白は、急な依頼や作業が延びたときにも使えるから

余白を残すと、長引いた作業がすべて夕方へ押し出されるのを防ぎやすくなります。どのくらい必要かは、職場や仕事の内容に合わせて調整してください。

3. 時間の合計と、作業の順番を自分でも確かめる

もっともらしい予定表でも、時間が重なったり、作業が抜けたりすることがあります。AIに検算を頼みつつ、自分でも確認しましょう。

この例の9時から18時までは540分です。昼休み60分を除くと、480分あります。

• 固定予定：30分＋60分＝90分
• 六つの作業：90分＋45分＋30分＋45分＋60分＋15分＝285分
• 余白：30分＋30分＋45分＝105分

合計は90＋285＋105＝480分で、昼休みを除く時間に収まります。

合計が合っていても、実行できるとは限りません。上司の確認が必要な仕事なら、確認を待つ時間もあります。外出があれば移動時間が必要です。「資料を受け取ってから着手できる」などの順番の条件も、分かっている範囲で足します。

今回の提案書は、あくまで「下書きを作る」作業です。提出や承認まで完了する予定と取り違えないようにしましょう。

4. 急な依頼が来たら、残り時間だけ組み直そう

予定どおりに進まない日はあります。全部をやり直すより、「今の時刻」「終わった作業」「増えた作業」を伝えて、ここから先を組み直すと考えやすくなります。

今回は13時45分に、今日17時までに必要な緊急の確認作業が120分入ったとします。会議準備までは完了し、午前の余白30分はすでに過ぎています。

残り時間は255分です。新しい作業120分、会議60分、経費整理45分、余白15分、振り返り15分で、合計255分になります。緊急作業は17時の締切前に終わる案です。

資料整理まで入れると余白がなくなるだけでなく、時間が足りません。残業を当然の前提にせず、明日に回せるかを考えます。実際には他の人への影響や明日の予定も確かめ、必要なら上司や関係者と相談しましょう。AIの案だけで約束や締切は変更しません。

5. 自分の予定に移して、終わったあとに一つ直す

この練習でできるのは予定案です。カレンダーへの登録、会議の予約、関係者への連絡は済んでいません。自分で確認してから、手帳や職場で使う予定表へ移します。

次に使うなら、この形が便利です。

動き始める前の確認リスト

• 固定予定、昼休み、移動時間が守られているか。
• 締切と優先順位が、自分の認識と合っているか。
• 時間が重なっていないか。作業が抜けていないか。
• 確認待ちや準備の時間も必要ではないか。
• 入りきらない仕事を、黙って消していないか。

終業前には「見積もりより何分長かったか」を一つだけメモしてみてください。次の予定を作るときに、その見積もりを直せます。

榎本 小春

全部終わらない日は、予定が失敗した気がしてた

三崎 律

途中で変えていい。次に何をするか分かれば、また動けるよ

今日は、明日の固定予定と、いちばん大事な仕事を一つ書くところから。余白のある予定を見て、「ここからなら始められそう」と思える形に整えていきましょう。