会議資料をChatGPTと作ろう。決めたいことが伝わる1ページから

LAKER LABO / つなぎ部と試す、暮らしと仕事のAI · 第10話

会議資料は、見た目を整える前に「何を決めるか」を整理すると作りやすくなります。架空の業務改善案を使って、メモから1ページ案、5枚のスライド構成、共有前の確認までを練習します。

AIの機能や利用条件は、プラン・設定などで異なり、変更される場合があります。本文は文字の入力で試せる練習を中心にしています。画面の使い方や安全の注意ははじめてのChatGPTもご確認ください。

会議資料を作ろうと画面を開いたものの、最初の見出しが決まらない。調べたことはあるのに、何をどの順番で並べればよいのか迷うことがあります。

そんなときは、ChatGPTに「会議で決めたいこと」と「手元にある材料」を渡し、文章の構成案を作ってもらいましょう。今回は特別な資料作成機能を使わず、文字をコピーして手元の文書やスライドへ移す方法で進めます。

つなぎ部は、高校1年生5人の物語です。今回は結と凪が、大人の仕事を想定した架空の例で練習します。会話、入力文、返事、数値、記録名は説明用の創作です。実在する会社のデータや成果体験談ではありません。AIの返事は例と同じになるとは限りません。

瀬尾 結

資料を作ろうと思ったけれど、最初の見出しで止まっちゃった。どこから整理しようかな

白石 凪

まず、会議で何を決めるか。表紙はそのあとでいいと思う

瀬尾 結

うん。終わるときに何が決まっていればいいか、から考えてみよう

1. 最初に「誰が、何を決める会議か」を書こう

会議には、報告を聞く場も、意見を出す場も、判断する場もあります。今回の練習は、判断するための会議です。

架空の職場で、週次報告に共通の記入テンプレートを試すか相談する、とします。

• 読む人：チーム責任者と、報告を作成する担当者
• 会議時間：20分
• 今日決めたいこと：共通テンプレートを2週間試すかどうか
• 今回は決めないこと：正式導入や、有料サービスの契約
• 提案の内容：既存の文書ツールで、報告の記入項目をそろえる

目的が決まると、資料へ入れる情報を選びやすくなります。「テンプレートの便利さ」をたくさん並べるより、試すかどうか判断するための材料を集めます。

実際の仕事では、勤務先が認めたAI環境と入力ルールを確認してください。社内資料や会議の録音を、そのまま入力しないようにします。名前を消しただけでは安全とは限りません。個人情報、未公開の計画、機密事項は入れず、まずはこの記事の架空例を使ってください。

2. メモを「事実・提案・未確認」に分ける

次に、材料を用意します。文章の上手さより、確かめたことと、まだ分からないことを分けるのが大事です。

練習用の材料は、次のとおりです。

• 記録A「週次報告の作業メモ」：担当者4人が1回ずつ記録。作成時間は20分、25分、15分、20分。合計80分、平均20分。
• 記録B「報告項目の確認メモ」：同じ4件の報告に、共通の見出しがなかった。
• 提案：見出しを「今週の進捗」「困っていること」「次にすること」にそろえ、2週間試す。
• 未確認：テンプレートの準備にかかる時間、使う人の負担、情報の抜けが減るかどうか。
• 未定：試行の担当者、具体的な開始日。

記録AとBは、この記事の中だけにある架空の練習資料です。実際の資料では、元のファイル名、記録日、対象期間、必要なら該当箇所も手元に残しておきます。

このあとに、先ほどの材料を貼ります。

ここで「報告作成に時間がかかりすぎている」と断定されたら、注意します。比較基準を渡していないため、20分が長すぎるかどうかは、この数字だけでは判断できません。

3. まずは1ページ分の文章にまとめよう

材料が整理できたら、読んだ人が判断しやすい順番へ並べます。最初はスライドを何枚も作らず、1ページ分の文章案にすると見直しやすくなります。

この文章は、あくまで資料の案です。「行動案」がそのまま業務の決定になるわけではありません。職場で使う文書へ移し、読みやすい大きさで1ページに収まるか確認します。収まらないときは文字を小さく詰めるより、説明を短くするか補足を別に分けましょう。

4. スライドにするなら、1枚に一つの役割を持たせる

スライドが必要な会議なら、同じ材料を5枚に分けられます。資料の長さは職場の形式に合わせて調整してください。

返事のイメージ

1. 今日判断してほしいこと：2週間試すかどうか。正式導入は対象外。
2. 今分かっていること：4件の作成時間と、共通の見出しがないこと。記録A・Bを根拠として示す。
3. 試す内容：三つの見出し、2週間の試行、既存の文書ツールの利用。
4. 試行で確かめたいこと：作成時間、使いにくさ、情報の抜け。改善するかは未確認。
5. 判断後に相談すること：担当者、開始日、記録方法、振り返る日。

使える機能は、サービスや契約、職場の設定によって異なります。AIからPowerPointファイルが必ず出てくるわけではありません。今回はこの文章をコピーし、普段使っているスライドへ自分で配置すれば練習できます。

瀬尾 結

5枚にするために、話を増やさなくていいんだ

白石 凪

同じ材料を、読む順番に分ければいいね

5. 共有前に、数字と「決まったこと」を読み直そう

資料が整うと、それだけで内容も正しそうに見えます。共有前には、見た目から離れて元の情報に戻りましょう。

今回の平均は、20＋25＋15＋20＝80分、80÷4＝20分です。4人が1回ずつ記録した例なので、「毎週必ず80分かかる」とは言えません。「導入すれば半分になる」といった根拠のない予測も載せません。

AIに出典を書かせるだけでは確認になりません。実際の仕事では、元資料を自分で開き、数値、単位、対象人数、対象期間を照合します。存在しない資料名やURLが作られていないかも確認してください。

共有前の確認リスト

• 今日判断してほしいことが、最初に分かるか。
• 事実と提案、未確認のことが混ざっていないか。
• 数字と計算、根拠となる元資料が一致しているか。
• 提案を「決定済み」、見込みを「実績」と書いていないか。
• 未定の担当者や開始日を、勝手に埋めていないか。
• 共有先、アクセス権、社内の確認手順は適切か。

詳しく頼むときは、この形も使えます。

文章案を作っただけでは、資料の提出や共有は済んでいません。確認したものを自分で整え、職場の手順に従って共有します。

瀬尾 結

まだ分からないことも、そのまま書いていいんだね

白石 凪

うん。分かっていることと未確認のことを分けるなら、今から始められる

まずは「この会議で、何を決めたいか」を一文にしてみましょう。それが書けたら、手元のメモを三つに分ける。資料の最初の一歩は、そこからで大丈夫です。